Zgłaszanie nieprawidłowości przez Kontrahentów, Dostawców, Oferentów i Klientów

Podstawowe założenia

W celu ułatwienia Kontrahentom, Dostawcom, Oferentom, Klientom i pozostałym interesariuszom dokonywania powiadomień o nieprawidłowościach oraz zdarzeń korupcyjnych, na stronie internetowej Kredyt Inkaso został udostępniony „Formularz zgłaszania nieprawidłowości” (dalej „Formularz”). Wiadomość wysłana za pomocą formularza trafia bezpośrednio do osób wyznaczonych do rozpatrywania tego typu zgłoszeń.

Powiadamiający dokonujący powiadomienia, w celu usprawnienia jego rozpatrywania, powinien jako minimalny zbiór informacji podać:

• Czy chce pozostać anonimowy czy nie. Wobec braku woli pozostania anonimowym należy wskazać imię, nazwisko, numer telefonu, adres mailowy.
• Osoby zaangażowane w nieprawidłowość.
• Miejsce wystąpienia nieprawidłowości (np. komórki organizacyjne, stanowiska).
• Opis nieprawidłowości. O ile jesteś jest w posiadaniu, powinieneś dołączyć do powiadomienia wszelkie materiały, dokumenty, pliki, które mogą stanowić dowód w sprawie. W powiadomieniu należy podać wszystkie dane i informacje dotyczące zgłaszanej nieprawidłowości, które mogą być pomocne w procesie postępowania wyjaśniającego.

Czym jest nieprawidłowość?

Wszelkie przejawy naruszeń przepisów prawa, regulacji wewnętrznych, przyjętych standardów i zasad, niepożądane działania i zaniechania. W szczególności są to wszelkie naruszenia, który mają charakter długotrwały, związane są ze świadomym i intencjonalnym działaniem.

Nieprawidłowością jest również zdarzenie korupcyjne, czyli oferowanie, obiecywanie, dawanie, akceptowanie lub ubieganie się o nienależne korzyści jakiejkolwiek wartości (finansowe lub niefinansowe), bezpośrednio lub pośrednio, niezależnie od lokalizacji, z naruszeniem obowiązującego prawa, regulacji wewnętrznych lub umowy zawartej ze spółkami w Grupie Kapitałowej jako zachęta lub nagroda dla osoby działającej lub powstrzymującej się od działania.

Więcej informacji nt. zasad przeciwdziałania korupcji w Grupie Kapitałowej Kredyt Inkaso znajdziesz tutaj.

Jakich zgłoszeń nie należy dokonywać?

Nie należy dokonywać zgłoszeń:

• Bezpodstawnych, oczerniających i krzywdzących, nie popartych argumentami i dowodami.
• Celowo zawierających fałszywe lub wprowadzające w błąd informacje z zamiarem wywołania negatywnych konsekwencji w stosunku do innego pracownika, grupy pracowników, Spółki lub innych podmiotów.
• Dotyczące zdarzeń, które nie mają związku z działalnością Grupy Kapitałowej.

Poprzez formularz nie należy zgłaszać reklamacji, dla których należy korzystać z formularza zamieszczonego pod tym linkiem.

Czy umożliwiamy przesłanie informacji anonimowo?

Wszystkie powiadomienia mogą zostać dokonane anonimowo. Spółka nie zbiera żadnych informacji o dokonującym zgłoszenia (np. adres IP, lokalizacja, pliki cooki, itp.).

Jeśli zdecydujesz się na ujawnienie swoje tożsamości (np. w celu przyspieszenia wyjaśnienia sprawy), Spółka zobowiązuje się świadomie nie ujawniać żadnych informacji, które umożliwiałyby zidentyfikowanie Powiadamiającego, bez jego wyraźnej zgody. W rezultacie tożsamość Powiadamiającego będzie ujawniona wyłącznie tym osobom, dla których jest to niezbędne do rozpatrzenia danej sprawy.

Jakie działania podejmiemy w związku z przekazaną przez Ciebie informacją?

Po otrzymaniu powiadomienia pracownicy jednostki compliance przeprowadzą jego analizę z punktu widzenia zgodności opisanych działań z obowiązującym prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz sprawdzą prawdziwość opisanych w powiadomieniu okoliczności. W zależności od formy podjętego kontaktu poinformujemy Cię o wynikach tej analizy za pośrednictwem kanałów komunikacji, które zostaną przez Ciebie wskazane.

Co do zasady odpowiedź na przekazany przez Ciebie sygnał otrzymasz w terminie 1 miesiąca od dnia wpływu zgłoszenia. W przypadku, gdy sprawa będzie skomplikowana lub będzie wymagała dokładniejszego zbadania, powyższy termin prawdopodobnie ulegnie wydłużeniu. W takim przypadku poinformujemy Cię, kiedy możesz się spodziewać stanowiska Kredyt Inkaso.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osoby zgłaszającej nieprawidłowości

Klauzulę informacyjną znajdziesz pod tym linkiem